Bürokonzepte: Arbeits-Teilung

Die Wirtschaft verlangt nach immer flexibleren Arbeitsformen. Designer antworten mit Desk-Sharing oder rasch adaptierbaren Räumlichkeiten – und erklären das Büro zum Erlebniszentrum.

Stephan Zinser kennt eine knappe Formel für die Entwicklungsstufen des Büros. „Gestern waren wir im Büro, heute ist der Schreibtisch das Büro, morgen sind wir das Büro“, sagt der Leiter des Instituts für Arbeitsforschung und Organisationsberatung, das Niederlassungen in Zürich und Stuttgart unterhält. „Die klassische Zuordnung von Mitarbeitern und Arbeitsplatz schwindet“, so Zinser. „Das neue Büro besteht aus einem Netzwerk von Arbeitsplätzen mit räumlichen, digitalen und sozialen Infrastrukturen.“

Zur Erforschung und Entwicklung flexibler Bürolösungen hat Zinser eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe initiiert, in welcher Möbelhersteller, Technologieanbieter und Beratungsunternehmen ihre Erfahrungen einbringen. Erste Ergebnisse des Projekts sollen im Juni in einem Buch, das den Titel „Flexible Arbeitswelten“ tragen wird, präsentiert werden. In der Praxis berücksichtigen viele Unternehmen diesen Trend freilich schon länger – um auf veränderte Marktstrukturen zu reagieren oder mithilfe flexibler Modelle Effizienzsteigerungen und Einsparungspotenziale zu realisieren. Betriebe, die beispielsweise Desk-Sharing – also die Benützung eines Arbeitsplatzes durch mehrere Mitarbeiter – einsetzen, können ihre Büroflächen mitunter um bis zu zwei Drittel reduzieren. Die flexiblen Organisationsmodelle sollen zudem dazu beitragen, dass Angestellte ihre Zeit sinnvoll einteilen können – und diese beispielsweise weniger häufig im Stau vergeuden als früher.

Sozialer Wandel. In Deutschland nutzen laut Zinser rund 15 Prozent der größeren Unternehmen Desk-Sharing, in den kommenden Jahren soll sich dieser Anteil verdoppeln. Mittelfristig würden, glaubt Zinser, nur Bereiche wie Buchhaltung oder Sekretariat in der klassischen Form bestehen bleiben. Derart ließen sich auch gesellschaftliche Veränderungen ablesen: Prägten den Arbeitsalltag einst hierarchische Strukturen, was etwa abgeschottete Vorstandsräumlichkeiten symbolisierten, folgte in den siebziger Jahren der Drang zur Offenheit in Form von Großraumbüros – und heute Modelle wie Teleworking und Desk-Sharing.

Um den Zielsetzungen in Bezug auf die Gestaltung moderner Büros gerecht zu werden, entwickeln Hersteller von Arbeitsinfrastrukturen vermehrt ganzheitliche Konzepte, welche auf aktuellen oder prognostizierten Trends basieren. So hat die Blaha Sitz- und Büromöbel GmbH im niederösterreichischen Korneuburg das „Büro Ideen Zentrum“ (B.I.Z.) realisiert – einen Schauraum, der auf einer Fläche von 3500 Quadratmetern innovative Büro- und Arbeitsplatzlösungen präsentieren soll. „Das Büro ist heute mehr als nur ein Arbeitsraum“, sagt Marcus Haas, Marketingleiter bei Blaha, „es wird zunehmend auch zum Lebensraum.“

Haas führt durch die 14 Stationen des B.I.Z., in denen verschiedenste Raumformen und Arbeitsplätze inszeniert wurden. Auf Schautafeln werden die jeweiligen Objekte erläutert. „Stärken: gleichberechtigte Tischanordnung, Blick zur Tür, kommunikationsfördernd, geeignet für breite Räume mit geringer Tiefe“, steht bei einer Y-förmigen Tischanordnung. „Nachteile: bedingtes konzentriertes Arbeiten am Bildschirm, hohe Umgebungshelligkeit für Bildschirmarbeit.“

Gruppenarbeit. Die letzte Station befindet sich gleich neben einer Bar. „Das ist das Multistrukturbüro“, erläutert Haas. „Dahin geht der Trend, das ist die Antwort auf Desk-Sharing, Mobilität und hochflexible Arbeitsformen.“ Das Büro kann exakt nach der jeweiligen Anforderung von Teams zusammengesetzt werden. Zur Raumgliederung dienen Kästen, Paravents oder Schiebewände. Alle Möbel sind leicht verstell- und gruppierbar sowie mittels Rollen bewegbar. Stehtische und Kästen dienen zugleich als Kommunikationszentren. Schreibtische und Sitzmöbel werden zudem auf mobile IT-Anforderungen abgestimmt. Blaha ist dazu eine Zusammenarbeit mit Fujitsu Siemens eingegangen.

Kooperationen von Büromöbelherstellern und Technologieanbietern gibt es inzwischen häufig. Weil die Arbeitswelt mobiler wird und stark von Computern geprägt ist, werden laufend neue Plattformen für E-Meetings, Instant-Messaging, Chats, E-Learning, Selbstverwaltung und so genanntes kollaboratives Arbeiten kreiert. Freilich: Gewisse menschliche Erfordernisse kann die beste Technik nicht ersetzen. „Heute ermöglicht die Informationstechnologie sicherlich, von überall zu arbeiten“, so Haas, „gerade deswegen wird das Büro nun zu einem Ort der zwischenmenschlichen Kommunikation.“

Dieser Gedanke fließt zurzeit in die Entwürfe zahlreicher Büroplaner ein: Vielfach dominieren völlig offene Großraumbüros, nur durch Glaswände getrennte Bürozellen oder hochflexible Bürowerkstätten zur Projektarbeit. Möbel können meist rasch umgruppiert werden: In der Früh liest man im Gruppenbüro seine E-Mails, um wenig später eine Bürolandschaft für die Projektarbeit zu erschaffen.

Reduzierte Formen. Im konkreten Design sind die Lösungen dennoch sehr verschieden: Die Neudörfler Büromöbel GmbH etwa setzt im Rahmen des so genannten MIND-Programms auf reduzierte Formensprache, um gedanklichen Freiraum zu schaffen und der täglichen Reizüberflutung etwas entgegenzusetzen. Außerdem entwickelt Neudörfler gemeinsam mit dem Mobilfunkanbieter One Modelle für das mobile Büro. Laut Untersuchungen verbringen Mitarbeiter heute nur noch 65 Prozent der Arbeitszeit im eigenen Büro.

Die französischen Designer Ronan und Erwan Bouroullec wiederum entwarfen für den Möbeldesigner Vitra International AG einen Schreibtisch, der sich an alten Bauerntischen orientiert. Das Möbel ist breit, lang und beliebig erweiterbar. Eine gestalterisch reduzierte Möbelserie bietet unter dem Motto „Less is more“ auch die Hali Büromöbel GmbH und will in den Konzepten zugleich die Zonen informeller Kommunikation betonen – ebenso wie Marktführer Bene, der dafür den Begriff „Coffice“ ersann, die Verschmelzung von Cafeteria und Office.

Zu den Pionieren in Bezug auf flexible Arbeitsmodelle zählt in Österreich der IT-Konzern IBM, der ein Konzept mit der Bezeichnung „E-Place“ entwickelt hat und sein Know-how zu dem Thema als Beratungsleistung anbietet. In Wien übernahm IBM die Planungsarbeiten sowie das Projektmanagement beim Saturn Tower, der Ende 2004 eröffnet werden soll.

Was nun der Kundschaft angeboten wird, hat IBM zunächst im eigenen Haus erprobt. Bereits 1994 wurde ein Pilotprojekt zum Thema Telearbeit initiiert. Seit Mitte 1996 können Mitarbeiter ein alternierendes Telearbeitsmodell nutzen – alternierend deswegen, damit der Kontakt zu den Kollegen und dem Unternehmen nicht verloren geht. Innerhalb der ersten zwei Jahre fanden sich immerhin 500 Mitarbeiter, die auf freiwilliger Basis zu Teilzeit-Teleworkern wurden. 2003 wählten 1149 von insgesamt 2100 Angestellten dieses Modell.

Georg Haschek, IT-Architekt bei IBM, ist nun nur noch ein bis zwei Tage pro Woche im Büro anzutreffen. „Es ist dadurch alles viel flexibler geworden“, berichtet Haschek. „Man kann sich einmal den Vormittag frei nehmen, um mit den Kindern etwas zu unternehmen, und dann am Abend arbeiten. Alle halben Jahre werden fixe Meetings mit den Teamkollegen ausgemacht, sonst gibt es weder Stechuhr noch Vorschriften.“ Insgesamt, befindet Haschek, „ist die Arbeitszeit bei mir jedenfalls nicht gestiegen, dafür aber die Lebensqualität“.

Andere versetzt wiederum die Möglichkeit, prinzipiell rund um die Uhr arbeiten zu können, offenbar erst recht unter Stress. So hat die britische Niederlassung von Microsoft England jüngst Direktiven ausgegeben, dass ab 20 Uhr keine E-Mails mehr beantwortet werden dürfen.

Das Grundprinzip des E-Place-Konzepts ist, dass die Mitarbeiter statt eines fixen Büroplatzes jene Infrastruktur bekommen, welche sie für ihre flexiblen Arbeitsmodelle benötigen. Die Lösung inkludiert Konzepte wie Telearbeit und Desk-Sharing, durch IT optimierte Arbeitsabläufe, mobile technische Ausstattung – und nicht zuletzt ein bisschen Motivationsarbeit: Nicht wenige Mitarbeiter müssen erst einmal davon überzeugt werden, dass es nicht notwendigerweise einen Nachteil darstellt, seinen traditionellen Arbeitsplatz herzugeben.

Office-Paket. Zu den Utensilien der Arbeitsnomaden gehören Notebooks, Handys und Breitband-Internetanschluss sowie absperrbare Schränke und Rollwagen im Bürogebäude. Je nach Aufgabengebiet teilen sich heute bei IBM bis zu drei Mitarbeiter einen Arbeitsplatz. Im alten Haus hatten einst 400 Mitarbeiter gearbeitet, im inzwischen umgebauten Gebäude finden nun dank Desk-Sharing rund 1200 Personen Platz. Die Produktivität ist laut IBM durch Telearbeit um rund 15 bis 20 Prozent gestiegen, da sich Mitarbeiter das Pendeln ersparen.

Im Bürogebäude selbst gibt es Großraumbüros, geschlossene Räume – etwa für die Buchhaltung –, „Quiet Rooms“ für vertrauliche Gespräche und konzentriertes Arbeiten sowie „Meeting- rooms“ für Teambesprechungen und Projektarbeiten. Wer einen Raum benötigt, reserviert ihn online. Zusätzlich stehen Orte wie eine Cafeteria, eine Skylobby und ein Office Club zur Verfügung.

Reibungsverluste. Konzerne nutzen flexible Arbeitsformen aber nicht nur zur Kostensenkung. Zudem sollen schwerfällige Organisationen schneller und reaktionsfähiger werden. „Früher musste man sich oft durch die Sekretariate kämpfen, um den Chef zu erreichen, selbst E-Mails blieben mitunter hängen“, erinnert sich Markus Doblhamer, Manager bei der IBM Softwaregroup Österreich. „Mittels Instant Messaging geht nun ein Pop-up-Fenster auf, und man kann gleich direkt chatten.“

Formlose Konferenzen in elektronischen Meetingrooms helfen ebenso dabei. „Wir haben mittlerweile 12.000 E-Meetings im Monat, das spart Zeit und enorme Reisekosten“, erklärt Pamela Stanford, die bei IBM für derartige Applikationen verantwortlich zeichnet. Laut Stanford werden dadurch im Schnitt mehr als 8000 Euro pro Mitarbeiter im Jahr eingespart. Sie lebt die neue Arbeitswelt nach eigenen Angaben jedenfalls schon längst. Stanford: „Ich habe kürzlich zwei Mitarbeiter angestellt, die ich noch nie persönlich getroffen habe.“

Signifikante Veränderungen in der Bürowelt gibt es aber nicht nur bei den Global Players. So ließ etwa der Wiener Malermeister Thomas Schaschl vom IT-Haus Nexera ein mobiles Erfassungs- und Auftragssystem entwickeln. „Die Lösung ermöglicht es, dass mittels Lasermessgerät und PDA gleich vor Ort bestimmte Maße in die Datenbank gespielt werden“, erklärt Gehard Rasocha von Nexera. Das Programm am PDA erstellt eine genaue Kalkulation. Zugleich lassen sich Termine abstimmen. Während die Erstellung eines Kostenvoranschlags früher durchschnittlich eine Woche benötigte – die Daten wurden zuerst auf Papier notiert, händisch in die EDV übertragen und dann erst ausgewertet –, dauert der gleiche Vorgang nun oft weniger als eine Stunde.

„Im Idealfall kann man einen Geschäftsabschluss gleich beim Kunden erledigen“, berichtet Schaschl, Geschäftsführer des Zehnmannbetriebes. „Das Eintippen in die EDV im Büro entfällt ebenso wie das Nachtelefonieren.“ Bei rund 60 Kostenvoranschlägen im Monat erspare dies einiges an Zeit. Schaschl: „Das Büro bringt an sich nichts, das Geld muss man draußen verdienen. Aber ganz kann man es trotzdem nicht ersetzen.“

Dies nicht nur, weil das Büro zunehmend als Zentrum der Kommunikation dient – manchen Experten zufolge wird es allmählich auch zu einer Art Erlebniswelt. Der Kommunikationsspezialist und Dramaturg Christian Mikunda, der mit dem Büromöbelhersteller Blaha kooperiert, sieht einen Trend zu inszenierten Orten auch in die Bürowelt einziehen. Versuchsweise wurden im BMW-Gebäude in München Büroflächen durch eine Dschungellandschaft angereichert. Das British-Airways-Gebäude in London wiederum bietet eine Shopping Mall im Haus.

Inzwischen gibt es dafür auch bereits einen Fachbegriff: „Mood Management“ – das Erzeugen von Stimmungen in Büros. „Die Wirtschaft versucht nun Orte zu schaffen, wo Mitarbeiter und Kunden emotional aufladen können“, konstatiert Mikunda.

Stimmungsmacher. Neue Cafeterias, Teeküchen und Orte für Kommunikation sollen die Stimmung, gedanklichen Austausch und innovative Prozesse fördern. „Wenn der Druck vom Arbeitsplatz weicht, steigt die Kreativität“, glaubt Mikunda. Dazu seien Orte für soziale Kommunikation unerlässlich – selbst wenn es sich nur um den Kopierraum handle. Zwar gebe es keine Zahlen über den konkreten Nutzen solcher Einrichtungen, so Arbeitsforscher Stephan Zinser. „Sicher ist nur, dass damit die Kommunikation in den Unternehmen deutlich gesteigert wird.“

Dem Gemeinschaftsgefühl und der Kommunikation sollen auch weitere, fast an Freizeitparks gemahnende Einrichtungen dienen, die den Forschern zufolge künftig Bestandteil vieler Büros sein sollen – Fitnesskammern, Erholungsräume mit Farbduschen und reichlich Sauerstoff, spezielle Liegen und Entspannungsmusik. Die Arbeitswelt als so genannter zweiter Ort verschmilzt derart allmählich mit dem dritten Ort, dem öffentlichen Raum. „Bald schon werden die ersten After-Work-Clubs in die Büros einziehen“, prophezeit Mikunda.

Bei Blaha sind derartige Visionen zumindest teilweise schon Realität. Wenn ein spannendes Fußballmatch stattfindet, treffen sich im Korneuburger „Büro Ideen Zentrum“ Arbeiter, Angestellte und sogar Kunden vor dem Großbildfernseher in der großzügigen Bar.