Zu 80 Prozent, schätzt der Magistratsdirektor. Abteilungen wie jene aus der Satiresendung „MA 2412“ habe es „nie gegeben“, Griebler gesteht allerdings: „Ja, der Amtsschimmel wiehert schon noch manchmal. Aber das Kümmern um Anliegen steht massiv im Vordergrund.“
Griebler versucht aktuell, noch mehr Daten aus der Verwaltung zu bekommen, etwa: Welches Bezirksamt arbeitet wie viele Passanträge pro Mitarbeiter ab, wie lang dauert die durchschnittliche Bearbeitung eines Antrages? Naheliegendes Ziel: Prozesse optimieren.
Österreichs Verwaltung: „Schockmoment“ für die Deutschen
Ein populärer Spruch bezüglich überbordender Bürokratie geht so: „Von der Wiege bis zur Bahre – Formulare, Formulare.“ Auch dieser Schmäh-Vers ist nicht mehr up to date. Die Geburt zum Beispiel ist in Österreich sogar „ein Paradebeispiel für No Stop-Government“, sagt der E-Government-Experte Peter Parycek von der Uni Krems: „Die Meldung geht vom Spital ans Standesamt. Wenn Kontodaten der Mutter hinterlegt sind, wird sogar das Kindergeld vollautomatisiert ausbezahlt.“ Ein „antragloses Verfahren“, schwärmt Parycek. Als der Forscher dieses Beispiel einmal in Deutschland präsentierte, hätten die Kollegen einen regelrechten „Schockmoment“ erlebt, weil das Nachbarland noch meilenweit von einer solchen Lösung entfernt ist.
Besser als die Deutschen. Was will man mehr?
Parycek hätte da noch ein paar Ideen: „Aktuell muss jede Bezirkshauptmannschaft die ganze Breite aller Services anbieten. Durch die Digitalisierung könnte man Schwerpunkt-Bezirkshauptmannschaften schaffen.“ Bürger, die weniger digitalaffin sind, könnten dann weiterhin auf „ihre“ BH fahren, das Verfahren würde anderswo abgewickelt werden. So ließen sich auch Ungleichgewichte von Ressourcenüberschuss in einer BH und Überforderung an einer anderen ausgleichen. Niederösterreich arbeite an einer solchen Reform.
Die Finanzverwaltung habe dieses Prinzip bereits umgesetzt, lobt Parycek. Das Ziel der Bundesregierung, jeden zweiten Verwaltungsposten nicht nachzubesetzen, hält er deshalb für „absolut realistisch, wenn Automatisierung, KI und Organisationsentwicklung gemeinsam gedacht werden“. Ohne Qualitätsverlust.
Mindset: Modernität
Nächster Stopp: Bundeskanzleramt. Digitalisierungs-Staatssekretär Alexander Pröll (ÖVP) hat sich vom Vorreiterland Estland eine Vision abgeschaut: „In Estland kann man jeden Behördenweg online erledigen, wenn man das möchte. Bis auf die Scheidung. Da wollen wir auch hin.“
Das ist mit einer historisch gewachsenen Bürokratie mit vielen Verwaltungsebenen deutlich komplexer. Pröll weiß das. Er sei trotzdem „stolz“, was in Österreich schon alles funktioniere. Er verweist auf inzwischen fünf Millionen Nutzerinnen und Nutzer der ID Austria: „Die wollen wir weiter in die Breite bringen.“ Pröll sagt aber auch, dass er noch „mehr Modernität im öffentlichen Dienst will“. Dann fällt es schon wieder, das Zeitgeistwort „Mindset“.
Mach es wie die Esten
Er wünscht sich einen digitalen, modernen, aber schlankeren Staat mit viel mehr Online-Angeboten: ÖVP-Staatssekretär Alexander Pröll.
Aktuell wird im Bund an einem Chatbot gebastelt, der beim Ausfüllen von Anträgen hilft oder Vorschläge für mögliche Anträge macht – ein digitaler Verwaltungslotse.
Viel entscheidender ist aber ein Bereich, den Bürgerinnen und Bürger nie zu sehen bekommen: die Datenspeicher der Republik. Nur wenn es saubere Register gibt, auf die verschiedene Behörden zugreifen können, ist Verwaltungsvereinfachung möglich. Beispiel Melderegister: Für einen digitalen Auszug muss heute kein Beamter mehr einen Finger rühren, er funktioniert vollautomatisch – auch verschiedene Behörden haben Zugriff. In anderen Bereichen klappt der Datentransfer aufgrund von rechtlichen Hürden noch nicht. Das will die Regierung ändern.
Im ganzen Land tüfteln Behörden an kleinen Innovationen: So entwickelte die Bezirkshauptmannschaft Schwaz in Tirol etwa einen Selfservice-Automaten, der Fotos schießt und Unterschriften speichert. Das erleichtert den Passantrag – und spart Geld fürs Foto. Solche Terminals könnte es bald im ganzen Land geben. Die EU schreibt sie vor.
Ein letzter Kontrollanruf: Ist die österreichische Verwaltung wirklich besser als ihr Ruf? Ja, sagt mit Manfred Matzka ausgerechnet einer der Proponenten der Initiative „Bessere Verwaltung“, die seitenlang Verbesserungsvorschläge für den öffentlichen Dienst formuliert hat: „Man kann vieles kritisieren, aber im Großen und Ganzen ist es eine hervorragende Verwaltung. Ich könnte Ihnen zu jedem EU-Land sagen, wo die schlechter sind als wir.“
Manfred Matzka, langjähriger Chef der Präsidialsektion im Bundeskanzleramt, macht die Qualität am Personal fest: „Es gibt so etwas wie ein Beamtenethos. Die Leute sind alle stark aufs Legalitätsprinzip getrimmt, jede Handlung muss auf Basis von Gesetzen erfolgen. Jeder hat ein Gefühl dafür, die Bürger gleich zu behandeln und Willkür zu vermeiden.“
Dann will Matzka noch anmerken, dass ihm die „kleinräumige Zersplitterung“ und die „zunehmende Parteipolitisierung“ Sorgen bereiten, aber da fällt ihm selber auf, dass er die Verwaltung ja loben wollte. Also sagt er: „Wir haben ein ausgeprägtes Kontrollsystem: Verwaltungsgerichte, zehn Rechnungshöfe. Da überlegt man sich zweimal, ob man etwas Korruptes macht.“
